Dit privacy beleid is van toepassing op HWM Business Services -als zodanig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel- en haar handelsnamen (verder te noemen als HWM BS, ‘wij’, “onze”, of ‘ons’). De volgende handelsnamen zijn hierbij van toepassing: Visumservice Twente, Visumhulp en Visumbureau Gelderland.
Wij streven ernaar om onze klanten een goede service te bieden. In het kader van dit streven nemen we het vertrouwen van onze klanten en de bezoekers aan de site zeer serieus. Wij erkennen dat het onze verantwoordelijkheid is om uw privacy te beschermen en u te informeren over hoe we te werk gaan bij het verzamelen van informatie via ons privacy beleid.
Wij zijn ons er van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.
Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van ons. U dient zich ervan bewust te zijn dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy beleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacy beleid te accepteren.
Wij respecteren de privacy van alle gebruikers van onze sites en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft, vertrouwelijk wordt behandeld.
Gebruik van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van ons of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.
Compliance-verklaringen voor EU Global Data Protection Regulation (GDPR / AVG).
Wettelijke basis voor het verzamelen van persoonlijke informatie: Wij verzamelen en verwerken persoonlijke informatie om uw aanvraag voor een visum of documentlegalisatie en ons contract met u uit te voeren. Deze informatie wordt verzameld en verwerkt in overeenstemming met lokale wetgeving zoals AVG-regelgeving in de Europese Unie. Voor die personen op wie de AVG van toepassing is, wordt algemene persoonlijke informatie verzameld en verwerkt op basis van het contract dat tussen ons opgesteld is of zal worden. Echter, de aanvullende gevoelige informatie wordt verzameld en verwerkt op basis van de rechtsgrondslag van toestemming. Door een bestelling te plaatsen en uw schriftelijke toestemming te geven, verleent u de volgende rechten aan ons:
Het recht om uw persoonlijke informatie te verzamelen
Het recht om uw persoonlijke informatie te verwerken
Het recht om indien nodig uw persoonlijke informatie te delen met externe aanbieders en overheidsinstanties, zoals overheidsinstellingen, visumbehandelingscentra, logistieke bedrijven, aanbieders van uitnodigingen en/of vertalers/advocaten die relevant zijn voor uw aanvraag van diensten.
U behoudt het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.
Het recht om uw persoonlijke informatie te laten wissen: U heeft te allen tijde het recht om ons te verzoeken om de persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt heeft, te wissen. Wij wissen alle gegevens, zolang dit wettelijk toegestaan is in overeenstemming met de wet- en regelgeving. U kunt dit verzoek indienen. Het volgende zal dan gebeuren:
- Wij bevestigen uw verzoek.
- Wij beoordelen uw specifieke verzoek en bepalen of het voor ons wettelijk toegestaan is om het verzoek in te willigen.
Wij zullen dan:
- u informeren dat uw gegevens uit ons systeem verwijderd zijn
óf
- u informeren over de datum waarop het ons wettelijk toegestaan is om de genoemde gegevens uit ons systeem te verwijderen gegeven de aard van genoemde gegevens en het land van herkomst ervan.
Het recht op inzage in uw persoonlijke informatie: U heeft te allen tijde het recht om uw persoonlijke informatie in te zien die in beheer zijn bij ons. Om een inzageverzoek voor uw gegevens in te dienen, is een bezoek in persoon aan een onze locatie vereist, met overlegging van een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs. Nadat de identiteit van de verzoeker gevalideerd is, zullen wij uw persoonlijke informatie leveren in overeenstemming met ons beleid.
Internationale overdracht van uw persoonlijke informatie
Uw informatie kan overgedragen worden buiten de EU-regio naar overheidsinstellingen en logistieke bedrijven in landen waarvoor uw reisdocumentatie verzocht heeft om uw verzoek met succes te verwerken. Dergelijke landen beschikken wellicht niet over databeschermingswetgeving zoals voorhanden is in EU-landen. We zullen ons redelijkerwijze inspannen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie vertrouwelijk blijft indien deze aan dergelijke landen overgedragen wordt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, maar indien uw toestemming ingetrokken wordt voorafgaand aan levering van de dienst, zijn wij niet in staat om de levering van de diensten te voltooien, maar de gemaakte kosten wel in rekening te brengen.
Communicatie
Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van ons of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.
Cookies
Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de data getoond in het reactieformulier en ook het IP-adres van de bezoeker en de browser gebruikersagent string om spam opsporing te helpen.
Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien je dit gebruikt. De privacybeleidspagina kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.
Doeleinden
We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren uw toestemming schriftelijk hiervoor hebben verkregen.
Derden
Indien van toepassing zijn onze werknemers verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
Wij kunnen de persoonlijke informatie met derde partijen voor de volgende doeleinden delen:
Om voor zover noodzakelijk uw visum of documentlegalisatie af te handelen, om u en uw gezin visum- en legalisatiediensten aan te bieden, met inbegrip van openbaarmaking aan overheidsinstanties in de vorm van aanvragen, foto’s en verzoekschriften voor visumaanvragen en/of legalisatievoorzieningen. Hieronder valt het doorgeven van gevoelige informatie, die nodig is voor de aanvraag om de aanvraag in behandeling te nemen, aan visumbehandelingscentra, logistieke bedrijven, aanbieders van uitnodigingen en/of vertalers/advocaten.
Gegevens delen met bedrijven die diensten aan ons verlenen om ons te helpen met onze zakelijke activiteiten voor de afhandeling van visum en legalisatieaanvragen. Het eventueel delen van gegevens is onderworpen aan het EU GDPR (AVG)- vereisten zoals hieronder uiteengezet.
Om onze producten en diensten te verbeteren, uitstekende klantenservice te bieden en zakelijke kansen waar te nemen.
Zoals wettelijk voorgeschreven, als reactie op verzoeken van openbare instanties met inbegrip van het voldoen aan de vereisten voor nationale veiligheid en rechtshandhaving.
Wij kunnen de informatie ook gebruiken om rechtstreeks met u te communiceren via enquêtes, e-mail, of direct mail, bijvoorbeeld om u te informeren over nieuwswaardige onderwerpen en komende gebeurtenissen die voor u wellicht interessant zijn, of om met u te overleggen met betrekking tot uw visumaanvraag of legalisatiezaken. We kunnen ook uw e-mailadres gebruiken om u herinneringen te sturen over te verlopen visa of aanverwante informatie. Indien u af wilt zien van het ontvangen van deze informatie, lees dan de paragrafen over afmelden en verdere berichtgeving hieronder.
Veranderingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op onze werkwijze en het gebruik van onze websites. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen in deze situatie, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Keuzes voor persoonsgegevens
Wij bieden alle bezoekers, op schriftelijk verzoek, de mogelijkheid tot het inzien, veranderen of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op dat moment aan ons is verstrekt.
Aanpassen/uitschrijven communicatie
Onderaan iedere mailing vindt u de mogelijkheid om uw gegevens aan te passen of om u af te melden.
Als u uw gegevens aan wilt passen of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons op nemen. Zie onderstaande contactgegevens.
Cookies uitzetten
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.
Disclaimer
Hoewel er alles aan gedaan wordt om nauwkeurige informatie te leveren, veranderen de vereisten voor visa en legalisaties voortdurend en er kan soms sprake zijn van een vertraging voordat wij op de hoogte zijn gebracht van dergelijke veranderingen.
Daarom kunnen we niet altijd volledige nauwkeurigheid garanderen. Verwerkingstermijnen en -kosten worden uitsluitend ter indicatie aangegeven en kunnen niet worden gegarandeerd. In het geval er bij een land ‘geen visum nodig’ staat aangegeven, raden wij aan om deze informatie te laten bevestigen door de vervoerder en de desbetreffende ambassade of consulaat.
Wij adviseren u dat reisvisa vóór aanvang van de reis verkregen worden.
In het geval er informatie voor reisvisa bij aankomst gegeven wordt, raden wij aan om deze informatie voorafgaand aan de reis door de vliegmaatschappij en/of ambassade te laten bevestigen.
Reisarrangementen dienen niet voor afgifte van het visum te worden bevestigd, tenzij ze specifiek noodzakelijk zijn voor dat consulaat. In dergelijke gevallen dient u zelf een terugbetalingsregeling met de verstrekker van deze reisarrangementen te treffen.
Vragen en feedback
We controleren regelmatig of we aan dit privacy beleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacy beleid, kunt u contact met ons opnemen:
HWM Business Services
(handelsnamen Visumservice Twente, Visumhulp, Visumbureau Gelderland)
Bisschopstraat 45, 7595 AS Weerselo
0541 662407
h.wevers@visumservicetwente.nl
Wanneer u diensten van HWM Business Services afneemt, gelden voor alle opdrachten onze algemene leveringsvoorwaarden, die u op onze site kunt vinden.